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[点晴模切ERP]终于有人把物料编码这件事讲清楚了

admin
2025年7月15日 18:30 本文热度 102

你有没有遇到过这种情况:


  • 去仓库找个“连接器”,结果发现A仓有叫“铜头接线端子”、B仓有叫“黄铜头”、C仓的叫“电工接头”,但其实这三样是同一个东西;

  • 有一次采购下了5单“黑色塑料壳”,结果一看,每个供应商给的都不太一样,有的带螺丝孔,有的不带;

  • 财务对账时看到好几个“电机”,结果编号、名称、价格都不同,问技术,技术说这几个其实是一个型号,只是叫法不同。


这背后其实就是一个核心问题——没有统一的物料编码。


今天我们就来聊一聊物料编码这件事。



01


什么是物料编码?


物料编码,就是给每种物料分配一个唯一的编号,像身份证一样。


只要这个编号确定了,不管你在哪个系统、哪个表单、哪个部门——说的都是同一个东西。


  • 打个比方,你去超市买瓶可乐。

  • 对你来说就是可乐,但对超市的系统来说,它有一个唯一的条形码编号,比如“54321”。 只要一扫码,收银系统就知道你买的是哪种、多少钱、有没有库存。


企业里的物料编码,其实就是这个条形码的逻辑。每个物料,都有一个唯一编号,系统就靠这个编号识别它是谁。


为什么要用编码,而不是直接写物料名称?因为:

  • 一个物料,可能有好几种叫法;

  • 不同的物料,名字可能很像;

  • 没有编码,系统识别不了,流程也跑不通。




02


物料编码的原则


我拆成五个最基本的原则:


1.唯一性

一个物料,只能有一个编码,这是最底线。


不能今天叫这个编码,明天又建了个差不多的物料,起了另一个编码。 一物多码、一码多物,是企业里最常见、最致命的数据混乱源头。


2.稳定性

编码一旦建好,不能轻易改。


物料编码是系统之间、单据之间的关联锚点。 你一改编码,所有历史订单、库存记录、财务账目都跟着出问题。


所以要记住:能改名称,别改编码;能改属性,别动主键。


3.简洁性

编码要短、清晰、结构统一。不要贪多。编码只是“编号”,不是介绍物料。


很多企业喜欢把分类、颜色、尺寸、品牌都塞进编码里,结果一个编码十几二十位,还容易出错、系统也处理慢。


正确做法是:编码只做唯一识别,其他信息写在属性字段里。


4.易维护


操作简单,不靠记忆,不靠经验。好的编码系统,应该让普通员工也能快速录入和识别,不需要靠“老员工经验”来查。


最好是系统自动生成、规则统一、权限分明。 谁能建档、谁能审核、谁能改,都在流程里定义清楚。


5.可扩展


后期加品类、加属性,不影响原编码。编码体系要考虑企业发展: 将来品类变多、产品升级、新增字段……不能一变就打乱现有编码。


最好的方式是:主编码简洁固定,属性信息独立维护,编码结构不随分类变化。





03


在ERP系统里,物料编码到底怎么用?


1. 物料编码的生成方式:系统自动生成才靠谱

为什么不能手动编?

  • 人手动起名,容易重复、写错、记不住;

  • 随便加的分类和属性,后期一改就全乱;

  • 没有规则,谁建的都不一样,系统没法识别。


正确做法:系统自动编号 + 统一编码规则

在ERP系统里,一般有两种字段:



编码规则建议


  • 编码结构:类别 + 关键属性 + 流水号,如 RM-SS304-5MM-00123

  • 示例解释: RM = 原材料; SS304 = 不锈钢材质; 5MM = 规格; 00123 = 流水号,确保唯一


系统自动编号配置方式(以ERP系统为例):

  • 进入物料档案设置 → 启用“自动编号规则”

  • 设置前缀字段(如RM、SF、FG)

  • 设置流水号起始值(从001或10000开始)

  • 限定编码长度(如总长12位,防止过短或过长)

  • 启用唯一性校验机制,防止重码提交


2. 物料属性字段:信息要拆开写,别塞编码里

很多人一上来就想把“材质、颜色、长度、型号”塞进编码里,看起来是想省事,实际上是自找麻烦。


因为——编码是机器识别用的,属性字段才是系统分析和人查用的。


建议配置字段(可按表单字段方式配置):



为什么这么配?


  • ERP可以通过这些字段来做分类统计、库存分析、成本核算;

  • 搜索时支持“模糊+多条件过滤”,不用再翻一大堆编码;

  • 属性字段独立维护,更新不会影响编码结构。


3. 全流程打通:编码在哪些模块里用上了?

物料编码一旦建好,它就不是躺在物料表里不动了,它要贯穿ERP的所有核心流程:


BOM管理

  • BOM节点绑定编码,系统才能识别“结构里用了谁”

  • 产品换料、版本管理、BOM对比都靠编码进行追踪



MRP计划运算

  • 编码作为唯一字段,匹配BOM中用量、库存现状、采购在途

  • MRP运算结果中的“计划采购单”“缺料清单”全部按编码输出


采购管理

  • 采购订单引用编码 → 系统自动带出物料名称、单位、价格;

  • 供应商报价绑定编码,防止“同名不同货”;

  • 编码字段参与到采购分析、供应商绩效等数据看板



库存管理

  • 出入库单、盘点单、库存调拨都以编码为主字段;

  • 扫码识别物料编码,减少人工录入错误;

  • 呆滞库存分析、库存周转率等指标,按编码进行维度分析


生产领料/报工

  • 工单中的原材料和产出绑定编码,确保实际用料与计划一致;

  • 系统报工、入库过程自动记录物料去向,便于追溯



财务成本核算

  • 成本中心、科目归集都是按物料编码归类;

  • 不同类别物料走不同科目,不同成本分类自动汇总;

  • 编码还能支撑多级核算模型:标准成本 / 实际成本 / ABC分析等


供应链协同

  • 编码一旦规范,供应商、仓库、工厂三方沟通清晰;

  • 可将编码表通过API或Excel模板共享给上下游,减少认知偏差


4. 系统操作优化建议

①开启扫码识别,走编码字段

所有出入库、领料、盘点都走扫码流程

一码一物,减少误操作



②设置权限:谁建档、谁审核、谁能改

  • 物料档案权限最小化:谁都能查,少数人能改

  • 编码字段设为只读,确保系统生成后不可变动

  • 启用变更日志,确保每一次调整有记录


③加一套“定期清理机制”

  • 超12个月无动作物料 → 标记为“停用”

  • 启用状态控制物料是否可被引用

  • 替代关系字段,建立“新→旧”的升级链条,避免误用老料




04


结语


物料编码,看起来只是个编号, 但它串起的是企业最关键的那几条线:采购、库存、生产、财务、协同。


只要你公司里有“物”,编码就是打基础的第一步。

它不该被忽视,也不值得复杂化。


做好物料编码,不是让系统更花哨,而是让流程更清晰、数据更可信、管理更可控。


阅读原文:原文链接



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该文章在 2025/7/16 11:02:48 编辑过
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